Quick Help S.A.S. Nit. 830.124.778-5
Domicilio: Bogotá D. C.
I. Presentación
El presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista literal (k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de los datos personales, dentro de las cuales se destaca el adoptar un manual interno de políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Resulta importante precisar que en los literales (d) y (e) del artículo 3 de la ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable. Para efectos de esta política quien oficiara como responsable del tratamiento de la información será Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., así como el área de servicio al cliente SAC, como canal de comunicación principal con las partes involucradas.
De igual manera utiliza la información para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de selección, contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas, directivos, entre otros.
A su vez, el 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.
II. Objeto
Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., hayan recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva. Para efectos del presente Manual cada Compañía se considerará como la responsable de la información recaudada.
III. Ámbito de aplicación y bases de datos
El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S.
Las políticas descritas en el presente manual aplican a las bases de datos que manejan las compañías, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley y en el proyecto de decreto “por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012” cuyo periodo de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el 2023.
IV. Alcance
El presente Manual de Políticas aplica en todos los niveles de las Compañías y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de las Compañías.
V. Finalidad de la Base de Datos
El recaudo de Datos Personales por parte de Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., tendrá las siguientes finalidades:
1. El trámite de la solicitud de vinculación como cliente, colaborador, proveedor.
2. El proceso de negociación de contratos con Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S.
3. La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebren.
4. El control y la prevención del fraude.
5. Proveer nuestros servicios y/o productos.
6. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes y proveedores.
7. El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral.
8. Envío de información relativa a encuestas de satisfacción de clientes, servicios, productos, ofertas, alianzas comerciales.
9. La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
VI. Tratamiento de Datos Personales
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., realizarán operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
VII. Derechos de Los Titulares de Datos Personales
En el Tratamiento de Datos Personales por parte de Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos que se encuentran contemplados en la ley, los cuales se señalan a continuacion:
1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
3. Ser informado por Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S.,o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.
4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento Servicios y Logística S.A. y Quick BPO S.A.S. o encargados del tratamiento de datos personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
VIII. Obligaciones de Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S.
Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., tendrán presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
IX. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Gerencia Sistemas de Gestión y SAC
Dirección: Carrera 92 No. 64C-43 Centro empresarial el Dorado CEDI QUICK Teléfono: 7470547
Correo electrónico: sac@quickhelp.com.co
El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.
X. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información.
Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:
A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud se radicará ante la Gerencia Sistemas de Gestión y SAC a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. Procedimiento para actualizar información. El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., o el encargado del tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son correo electrónico del área encargada del tratamiento de Datos Personales (sac@quickhelp.com.co) línea Bogotá 7470547 opción 3.
C. Procedimiento para consultas.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular, el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
D. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones.
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular la información contenida en una base de datos que pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
La solicitud debe ser dirigida a la Gerencia de Sistemas de Gestión y SAC, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la solicitud completa, se generara un PQR con los datos de la persona reclamante con leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., en aras de garantizar todos y cada uno del derecho que le asisten a los Titulares de la información, no exigirá de ninguna manera: DATOS SENSIBLES. Que puedan llegar a afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, en caso de requerirlos, no accederá a ellos sin las respectiva autorización del Titular de la Información.
Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., en todo caso dará estricto cumplimientos a la prohibición de tratamiento de datos personales, excepto las que la ley contemple como excepciones a la norma. Ninguna de las actividades realizadas por Quick Help S.A.S., Smart Quick S.A.S., Quick BPO S.A.S. y Bela Venko Abogados S.A.S. y People Quick S.A.S., podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles